Облачные технологии предоставляют юридическим фирмам ряд преимуществ. Это позволяет им легко получать доступ к своим данным с различных устройств, сокращает расходы на обслуживание проприетарной инфраструктуры и помогает юридическим фирмам легко масштабировать свои хранилища.

Поэтому неудивительно, что мы наблюдаем рост числа юридических фирм, которые используют облако для управления своими записями. Фактически, данные исследования юридических технологий ABA 2019 показывают, что 58% юридических фирм уже хранят свои данные в облаке. Остальные, как ожидается, переместятся в ближайшее время.

И все же, несмотря на удобство, облачные технологии могут быть скользкой дорожкой для многих юридических фирм. При работе с конфиденциальными данными крайне важно, чтобы компании не теряли записи и выполняли многие нормативные требования, регулирующие обработку данных. Это требует дополнительных мер предосторожности при переносе данных в облако. Итак, вот список подводных камней, на которые следует обратить внимание.

Соответствие технологиям


Независимо от отрасли, в которой они в основном специализируются, юридическим фирмам необходимо соблюдать широкий набор нормативных требований , касающихся защиты данных и управления записями. Но просто внедрить ИТ-решения недостаточно.

Вместо этого юридические фирмы должны иметь возможность доказать, что они приняли необходимые меры для защиты своей деловой документации и информации о клиентах. Согласно Правилу 1.6 ABA, «адвокат должен прилагать разумные усилия для предотвращения непреднамеренного или несанкционированного раскрытия или несанкционированного доступа к информации, касающейся представления интересов клиента».

В более практическом смысле это означает, что юридическим фирмам необходимо принимать надлежащие меры для обеспечения соответствия между тем, что предписано законом, и тем, что может делать их облачный архив или любой другой облачный инструмент.

Эти требования могут варьироваться от частоты резервного копирования данных до используемых протоколов безопасности, сроков хранения определенных бизнес-записей и т. Д. Поэтому, прежде чем полностью перейти в облако, вы должны сначала понять, каким требованиям вы должны соответствовать.

Управление информацией, хранящейся в электронном виде


Вся информация, хранящаяся в электронном виде (ESI), которую хранят юридические фирмы, строго регулируется. Например, если ваш облачный сервер находится в другом месте, чем ваша юридическая фирма, вам необходимо знать, нарушаете ли вы какие-либо конкретные требования, которые регулируют, где этот конкретный набор информации может быть законно храниться. Также проверьте, возможно ли расположение серверов в районах, подверженных стихийным бедствиям. Это не обычная практика, но помогает убедиться.

Доступ к информации


Еще один аспект, который следует учитывать юридическим фирмам, - это то, у кого есть доступ к своей информации после ее загрузки в облако. Тот факт, что ваши данные хранятся на удаленных серверах, потенциально может означать, что кто-то без надлежащей авторизации получит доступ и соблазнит

с записями. Это может быть серьезным несоблюдением требований, которое может привести не только к штрафам, но и к подрыву репутации.

Скорость поиска информации


Если ваша юридическая фирма получит постановление суда или запрос на обнаружение электронных данных, важно, чтобы она могла вовремя собирать, экспортировать, готовить и отправлять все соответствующие записи. Когда ваши бизнес-записи хранятся на облачных серверах, может произойти задержка в сборе данных, из-за чего ваша юридическая фирма может пропустить крайний срок.

Однако облачные технологии стремительно развиваются, поэтому это не стандартная проблема, с которой вы могли бы столкнуться, но желательно проконсультироваться с поставщиком относительно этих конкретных требований, которые могут у вас возникнуть.

Недостаток контроля


Перед подписанием сделки с поставщиком облачных услуг юридические фирмы также должны дважды проверить, что произойдет в случае расторжения договора. В некоторых случаях вам может потребоваться некоторое время, прежде чем ваши данные будут восстановлены и возвращены вам.

Однако существует более насущная проблема, которую вам необходимо решить, а именно совместимость решения этого поставщика (в первую очередь с облачными решениями, которые юридические фирмы используют в своей повседневной работе) с другими технологиями.

Вы не хотите тратить время, пытаясь понять, как ваши устаревшие данные могут быть перемещены от одного поставщика к другому. Это не только дорого, но и может привести к несоблюдению и нарушениям.

Хранение и управление документами


Управление записями - важная часть усилий юридических фирм. Поэтому переход в облако должен стать важной частью вашего плана.

Как показывает практика, облачное решение должно отражать существующие политики и процедуры управления записями. Это помогает быстро перейти к работе, и ваши коллеги-юристы и члены команды будут чувствовать себя комфортно с новой технологией.

Поскольку управление записями является неотъемлемой частью повседневной работы юридических фирм, вот несколько конкретных сценариев, для которых вам следует настроить свой облачный архив.

Роли и разрешения: убедитесь, что ваш облачный архив поддерживает настраиваемые роли и разрешения, чтобы только те сотрудники, которые имеют право и нуждаются в доступе к информации, имели права доступа.
Форматы: бизнес-записи теперь включают несколько форматов данных. От архива WhatsApp до социальных сетей, переписки с клиентами по электронной почте и общения между членами команды, которое может происходить через социальные сети или приложения для обмена мгновенными сообщениями, убедитесь, что вы можете захватить и сохранить всю эту информацию.
Поиск важной информации: проверьте, насколько легко юристам в вашей команде найти важную информацию, хранящуюся в облаке. Ключевая функциональность облака - поддерживать вашу повседневную работу, а не замедлять ее, поэтому стоит тщательно изучить, как различные облачные решения для архивирования электронной почты заботятся о ваших процессах управления записями.
Сроки хранения: проверьте, можете ли вы установить политики автоматического удаления, чтобы данные удалялись по истечении необходимого периода хранения. В противном случае вам придется просматривать тысячи бизнес-записей и перемещать их вручную. Это выполнимо, но тоже подвержено ошибкам.
 

Восприимчивость к кибератакам


Кибератаки - вот что заставляет многие юридические фирмы уклоняться от облачных технологий. И это понятно. По данным Live Cyber ​​Threat Map, только сегодня количество кибератак превысило 15 миллионов.

Многие крупные организации, в том числе Capital One Bank, стали жертвами злобных кибератак, в результате которых была раскрыта личная информация миллионов. Таким образом, для небольших юридических фирм имеет смысл неохотно «отдавать» свои данные сторонним поставщикам.

Однако технологический аспект - это лишь одна часть уравнения.

Другая часть уравнения - это люди и то, насколько они хорошо разбираются в кибербезопасности. Тем, кто работает с конфиденциальной информацией, всегда рекомендуется пройти обширное обучение тому, как защитить данные и не попасть в ловушку хакера. Этот тип обучения - один из первых шагов, которые юридические фирмы должны предпринять, чтобы помочь повысить устойчивость всей юридической фирмы.

Таким образом, существуют явные «препятствия» для успешной реализации облачного архива у юридических фирм. Однако, несмотря на эти грубые исправления, у этих технологий есть множество преимуществ. Но независимо от того, решите ли вы остаться локально или нет, или, возможно, переместите часть бизнеса в облако, главное - начать с понимания того, что именно нужно вашей юридической фирме.

Ключ к плавному переходу в облако - задавать правильные вопросы. И для этого каждый член команды должен уметь задавать правильные вопросы о своей работе. Это возможно только тогда, когда процессы четко обозначены. Это помогает выбрать правильного поставщика облачных услуг и помогает вашей юридической фирме соответствовать требованиям.